電話で使うビジネス日本語表現

皆さん、こんにちは。私はオンライン日本語講師yukikoです。今日は、ビジネスシーンでよく使う電話対応の基礎会話を学びます。電話でのコミュニケーションはとても大切ですので、しっかり練習しましょう。

Common Phrases and Expressions:
「まず、基本的な挨拶と自己紹介から始めましょう。例えば、『お世話になっております。の□□でございます。』という風に言います。」

Common Phrases and Expressions for Business Phone Conversations (具体的な会話例20選)

基本的な挨拶と自己紹介 (Basic Greetings and Introductions)

1：電話を受ける

例: 「お電話ありがとうございます。輸出部門生産管理部の山本でございます。」
「お電話ありがとうございます。管理部山本が承ります。」

２：会社名を名乗る

例: 「お世話になっております。日本大同株式会社営業部の張（ちょう）でございます。」

2人：「いつもお世話になっております」

初めての相手からの電話の場合
簡単なお名前や社名なら聞き取れますが、日本人同士でも、知らない相手からの電話は
正確に聞き取れない場合があります。
こんなときは、どうすればいいのでしょうか？
恐れ入ります、もう一度お名前、よろしいでしょうか？
恐れ入ります、もう一度よろしいでしょうか？
と聞き返します

相手のお名前を数回聞き返してしまった場合
耳慣れた、佐藤さんや田中さん、山下さんなどの場合は一度で聞き取れる場合が殆どですが
それでは、こんなお名前はどうでしょうか？
九　様、五十山田　様、五六　様、凸守　様、
現役日本語講師の私ですら、漢字を見ても読めないお名前です。
これらは、
九　（いちじく、いちのく、くちのく、まる)様、
五十山田（いかいだ、いがいだ）　様、
五六　(ふかぼり、ふのぼり):様、
凸守　（でこもり）様、　　と、お読みするようです。

こんな難しいお名前の場合、相手はいつも名前を何度も聞き返されていることでしょうから、
「またか・・・」と思われるかもしれませんが、
お名前を間違えるのは大変失礼なことですので、正確に相手のお名前がわかるまで
恐れ入ります、もう一度お願い致します　と言い、
聞き取れた分だけでも
五十山田（いかいだ、いがいだ）　様、

「いがいた様でしょうか？」
「いいえ、いがいだです。」
「いがいだ様でございますね？」と最終確認

相手が、「はい、そうです」とおっしゃったら

「大変失礼いたしました。いがいだ様。
ご用件を承ります」のように最終確認の再確認をします。

３：相手を確認する

例: 「日本大同株式会社営業部の張様でいらっしゃいますか？」

４：用件を尋ねる (Asking for the Purpose of the Call)
用件をお伺いする

例: 「ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

５：さらに詳しく聞く

例: 「具体的にどのようなご用件でしょうか？」

６：情報の確認 (Confirming Information)
情報を確認する

例: 「念のため、もう一度お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいですか？」
これは、最初にお名前を聞き逃した場合の聞き方です。
相手によっては、
名前と用件を続けてお話になる場合もありますので、先ほどのように
何度もお名前を聞き返して確認した場合は、別ですが

そうではなく、最初にお名前をメモする時間もなく用件を告げられた時、

例：「私、日野商事の加藤と申しますが、佐藤課長おいでになりますでしょうか？」
「佐藤は只今席を外しておりますが・・・」
「あの・・いつごろお戻りになりますでしょうか？」
「多分、すぐに戻ると思いますが、戻り次第こちらから折り返し
させましょうか？」
「はい、お願い致します」
「恐れ入ります、念のため、もう一度お名前とご連絡先をお願い致します」
「はい、私、日野商事の加藤と申します。電話番号は
090-6203-7894　でございます」
「復唱致します。日野商事、加藤様、お電話番号は
090-6203-7894　でございますね？」
「はい、そうです。」
「それでは、佐藤が戻り次第、すぐに折り返しさせます。」
「はい、よろしくお願い致します。」
「かしこまりました。それでは、失礼致します」
「失礼いたします」

７：情報の繰り返し

例: 「○○様ですね。お電話番号は□□-□□□-□□□□でよろしいでしょうか？」
応答と返答 (Responding and Replying)

８：少々お待ちいただく

例: 「少々お待ちください。」

９：他の部署に回す

例: 「只今、担当者におつなぎいたします。少々お待ちください。」

10：メッセージを預かる (Taking a Message)
メッセージを預かる提案

例: 「もし私（わたくし）でよろしければ伝言をお預かりしますが・・・？」

11：連絡先を尋ねる

例: 「お名前とご連絡先をお願いできますか？」

12：アポイントメントの確認 (Confirming Appointments)
アポイントの日時確認

例: 「お約束の日時を確認させて頂きます。」

13：アポイントの再確認

例: 「来週の月曜日、午前10時にお伺いする予定でよろしいでしょうか？」
↑　これは、よくない例です。　何がいけないかわかりますか？

来週の月曜日　というはっきりした日時を言っていないところがダメですね。
正確に情報を共有したい場合は、まずは日時
5月20日月曜日、午前10時　と告げ　次は、場所です
上記の文章はお伺いするとだけありますので
御社へお伺いする　なのか、〇〇工場へお伺いするのかはっきりしていません。
こんなときに、お互いに勘違いしてしまうことのないように
場所：御社へお伺いする　と　はっきり伝えましょう。

5月20日（月曜日）午前10時に御社へお伺いするということで
よろしいでしょうか？

14：謝罪とお詫び (Apologizing and Making Amends)
謝罪

例: 「申し訳ございませんが、担当者(佐藤課長）がただ今席を外しておりまして・・・」

15:解決策の提示

例: 「後ほどこちらからお電話させていただきますが・・・」

「お急ぎでしょうか？」　とお伺いし、先様（さきさま）がお急ぎの場合は、
佐藤課長が社内に居るようであれば、「少々お待ち頂けますでしょうか？」と
一旦お電話を保留にし、素早く佐藤課長と連絡を取るようにする。

佐藤課長が社内に居ない、或いは欠席をしている場合は、
「あいにく、佐藤は本日お休みを頂いておりまして・・・
少々お待ち頂けますでしょうか？　誰かわかる者と代わります」と言い、電話を保留にして
佐藤課長と同じチームのメンバー或いは上司に事情を説明し、（この時は、どなたからの電話で
～の件と伝えることが大事）
例：〇〇社の△△様から、担当者（佐藤課長）宛てにお電話が入っているのですが、
お急ぎのようなので、どなたか代わって頂けませんか？」とお願いし、電話を代わってもらう。

16:折り返しの連絡 (Returning Calls)
折り返しの電話を提案

例: 「□□が戻りましたら、こちらから折り返しお電話いたします。」

17:連絡時間の確認

例: 「何時頃にお電話差し上げたらよろしいでしょうか？」

18:質問と確認 (Questions and Clarifications)
質問をする

例: 「いくつか確認させていただいてもよろしいでしょうか？」

19:追加の情報を求める

例: 「もう少し詳しくお話しいただけますか？」

20:締めくくり (Concluding the Call)
感謝の意を示す
例: 「本日はお電話いただき、誠にありがとうございました。」