週末ビジネス日本語練習 電話で使うビジネス日本語

電話で使うビジネス日本語表現

皆さん、こんにちは。私はオンライン日本語講師yukikoです。今日は、ビジネスシーンでよく使う電話対応の基礎会話を学びます。電話でのコミュニケーションはとても大切ですので、しっかり練習しましょう。

Common Phrases and Expressions:
「まず、基本的な挨拶と自己紹介から始めましょう。例えば、『お世話になっております。の□□でございます。』という風に言います。」

Common Phrases and Expressions for Business Phone Conversations (具体的な会話例20選)

基本的な挨拶と自己紹介 (Basic Greetings and Introductions)

1:電話を受ける

例: 「お電話ありがとうございます。輸出部門生産管理部の山本でございます。」
「お電話ありがとうございます。管理部山本が承ります。」

2:会社名を名乗る

例: 「お世話になっております。日本大同株式会社営業部の張(ちょう)でございます。」

2人:「いつもお世話になっております」

初めての相手からの電話の場合
簡単なお名前や社名なら聞き取れますが、日本人同士でも、知らない相手からの電話は
正確に聞き取れない場合があります。
こんなときは、どうすればいいのでしょうか?
恐れ入ります、もう一度お名前、よろしいでしょうか?
恐れ入ります、もう一度よろしいでしょうか?
と聞き返します

相手のお名前を数回聞き返してしまった場合
耳慣れた、佐藤さんや田中さん、山下さんなどの場合は一度で聞き取れる場合が殆どですが
それでは、こんなお名前はどうでしょうか?
九 様、五十山田 様、五六 様、凸守 様、
現役日本語講師の私ですら、漢字を見ても読めないお名前です。
これらは、
九 (いちじく、いちのく、くちのく、まる)様、
五十山田(いかいだ、いがいだ) 様、
五六 (ふかぼり、ふのぼり):様、
凸守 (でこもり)様、  と、お読みするようです。

こんな難しいお名前の場合、相手はいつも名前を何度も聞き返されていることでしょうから、
「またか・・・」と思われるかもしれませんが、
お名前を間違えるのは大変失礼なことですので、正確に相手のお名前がわかるまで
恐れ入ります、もう一度お願い致します と言い、
聞き取れた分だけでも
五十山田(いかいだ、いがいだ) 様、

「いがいた様でしょうか?」
「いいえ、いがいだです。」
「いがいだ様でございますね?」と最終確認

相手が、「はい、そうです」とおっしゃったら

「大変失礼いたしました。いがいだ様。
ご用件を承ります」のように最終確認の再確認をします。

 

3:相手を確認する

例: 「日本大同株式会社営業部の張様でいらっしゃいますか?」

4:用件を尋ねる (Asking for the Purpose of the Call)
用件をお伺いする

例: 「ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

5:さらに詳しく聞く

例: 「具体的にどのようなご用件でしょうか?」

6:情報の確認 (Confirming Information)
情報を確認する

例: 「念のため、もう一度お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいですか?」
これは、最初にお名前を聞き逃した場合の聞き方です。
相手によっては、
名前と用件を続けてお話になる場合もありますので、先ほどのように
何度もお名前を聞き返して確認した場合は、別ですが

そうではなく、最初にお名前をメモする時間もなく用件を告げられた時、

例:「私、日野商事の加藤と申しますが、佐藤課長おいでになりますでしょうか?」
「佐藤は只今席を外しておりますが・・・」
「あの・・いつごろお戻りになりますでしょうか?」
「多分、すぐに戻ると思いますが、戻り次第こちらから折り返し
させましょうか?」
「はい、お願い致します」
「恐れ入ります、念のため、もう一度お名前とご連絡先をお願い致します」
「はい、私、日野商事の加藤と申します。電話番号は
090-6203-7894 でございます」
「復唱致します。日野商事、加藤様、お電話番号は
090-6203-7894 でございますね?」
「はい、そうです。」
「それでは、佐藤が戻り次第、すぐに折り返しさせます。」
「はい、よろしくお願い致します。」
「かしこまりました。それでは、失礼致します」
「失礼いたします」

7:情報の繰り返し

例: 「○○様ですね。お電話番号は□□-□□□-□□□□でよろしいでしょうか?」
応答と返答 (Responding and Replying)

8:少々お待ちいただく

例: 「少々お待ちください。」

9:他の部署に回す

例: 「只今、担当者におつなぎいたします。少々お待ちください。」

10:メッセージを預かる (Taking a Message)
メッセージを預かる提案

例: 「もし私(わたくし)でよろしければ伝言をお預かりしますが・・・?」

11:連絡先を尋ねる

例: 「お名前とご連絡先をお願いできますか?」

12:アポイントメントの確認 (Confirming Appointments)
アポイントの日時確認

例: 「お約束の日時を確認させて頂きます。」

13:アポイントの再確認

例: 「来週の月曜日、午前10時にお伺いする予定でよろしいでしょうか?」
↑ これは、よくない例です。 何がいけないかわかりますか?

来週の月曜日 というはっきりした日時を言っていないところがダメですね。
正確に情報を共有したい場合は、まずは日時
5月20日月曜日、午前10時 と告げ 次は、場所です
上記の文章はお伺いするとだけありますので
御社へお伺いする なのか、〇〇工場へお伺いするのかはっきりしていません。
こんなときに、お互いに勘違いしてしまうことのないように
場所:御社へお伺いする と はっきり伝えましょう。

5月20日(月曜日)午前10時に御社へお伺いするということで
よろしいでしょうか?

14:謝罪とお詫び (Apologizing and Making Amends)
謝罪

例: 「申し訳ございませんが、担当者(佐藤課長)がただ今席を外しておりまして・・・」

15:解決策の提示

例: 「後ほどこちらからお電話させていただきますが・・・」

「お急ぎでしょうか?」 とお伺いし、先様(さきさま)がお急ぎの場合は、
佐藤課長が社内に居るようであれば、「少々お待ち頂けますでしょうか?」と
一旦お電話を保留にし、素早く佐藤課長と連絡を取るようにする。

佐藤課長が社内に居ない、或いは欠席をしている場合は、
「あいにく、佐藤は本日お休みを頂いておりまして・・・
少々お待ち頂けますでしょうか? 誰かわかる者と代わります」と言い、電話を保留にして
佐藤課長と同じチームのメンバー或いは上司に事情を説明し、(この時は、どなたからの電話で
~の件と伝えることが大事)
例:〇〇社の△△様から、担当者(佐藤課長)宛てにお電話が入っているのですが、
お急ぎのようなので、どなたか代わって頂けませんか?」とお願いし、電話を代わってもらう。

16:折り返しの連絡 (Returning Calls)
折り返しの電話を提案

例: 「□□が戻りましたら、こちらから折り返しお電話いたします。」

17:連絡時間の確認

例: 「何時頃にお電話差し上げたらよろしいでしょうか?」

18:質問と確認 (Questions and Clarifications)
質問をする

例: 「いくつか確認させていただいてもよろしいでしょうか?」

19:追加の情報を求める

例: 「もう少し詳しくお話しいただけますか?」

20:締めくくり (Concluding the Call)
感謝の意を示す
例: 「本日はお電話いただき、誠にありがとうございました。」

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